Hey government! Agile software tenders please..

This is a follow-up on my Dutch article on Agile government software development tenders. I believe that the current tender strategy on software builds is causing a waste of (tax) money by our (Dutch) government.

Apparently governments think that bigger tenders lead to lower costs. They probably think that higher volume allows for lower margins. This is an economic rule and this means that it should be true for all industries, right? Not for software development. Big tenders lead to BDUF (Big Design Up Front), which means: less control, steering, validation and thus higher risk of failure.

If you calculate the risk of failure as part of the costs, then the simple economic rule “higher volume allows for lower margins” is no longer true (for software development).

So for the above misconception software development projects are made as big as possible. The government will try to describe what should be build in this huge contract. In the software industries these descriptions are called “specs” (or specifications). There can be hundreds of specs. The contractor has no other option than to “build to spec”, which means that even if the specification is wrong. he has to build it wrong, because the spec is part of the contract and this is agreed.

Specs fail, Agile does not

Even if the spec was written correctly in 2011 and the specs were finished by 2012 and then the project finished in 2014, it may be that the specs are no longer valid. This is what we call in software development a “moving target”. So now there are 3 options:

  1. Ignore that we are building something that is not needed anymore.
  2. Adjust the specs, but this means we have to renegotiate price and delivery time.
  3. Move the work to “extra work” category in which it will be charged an hourly fee.

Every deviation or unclarity in the original spec can be used to earn extra money or make the deadline fluid. Writing a spec is very hard. So hard that it is, in my opinion, impossible to write an unambiguous and good spec in a reasonable amount of time.

So as a government you have to choose between two evils. Either you hold the contractor to build something that is not useful or you change the spec. In the first case the project fails and in the second case you have to pay extra and/or accept that the deadlines shifts.

To make matters worse the government rules clearly state that the cheapest offer should be chosen. I believe that contractors understand the rules of the game and that is why they are underbidding. This leads to an even more stubborn contractor as he needs to “earn back” the money he “lost” to win the tender.

Not lean at all! Reduce waste now

This is a very ugly game that is played with our tax money. And in my opinion the government should apply what we have learned years ago in the product software business: work Agile. In Agile we only commit on effort and not on spec. We let a group of experts work for 2 weeks on a project, look at the result, steer the direction and continue.

Governments should make a few domain experts available for the project. These people should be seen as the “customer on-site”. The domain experts and the contractor winning the bid should use a SCRUM way of working to guarantee short feedback cycles.

Then one last thing: Software building should no longer be seen as projects, but should be considered products. If people work on software for a limited time, they are less committed to its quality and reduced complexity. Also the software that the government offers should be constantly changing as does our world, the government regulations and all other software around us.

Further reading:

  1. http://www.computerworld.co.nz/article/492220/agile_approach_may_clash_govt_tender_policy/
  2. http://www.computerweekly.com/news/2240187680/Government-tenders-for-agile-digital-developers
  3. http://diginomica.com/2014/04/22/uk-government-spending-millions-agile-development-coaching-training/

 

Share

Agile ontwikkelen bij ICT aanbestedingen overheid?

Hieronder een (zo goed als) lopend verhaal over de ICT problematiek bij aanbestedingen door de Nederlandse overheid. Het bestaat uit een viertal quotes over hetzelfde onderwerp, maar uit verschillende bronnen. Ze geven een overzicht van de pijnpunten en pleiten tevens voor het gebruik van de “Agile” methode bij ICT aanbestedingen.

Bart van Oosterhout in Intermediair (2007):

Een op de vijf grote ict-projecten bij de overheid komt nooit van de grond, en dat kostte tot nu toe miljarden. De Tweede Kamer wil nu een parlementair onderzoek. Maar in de ict-sector weet men allang waarom het zo vaak misgaat. Over megalomanie, fantasy- deadlines en de wederzijdse wurggreep van de aanbesteding.

Sander Hulsman quote Marc Maas (QNH Consulting) in Computable op 05-09-2014:

Net als bij infrastructuur besteden overheden te grote percelen aan. Dit heeft verschillende effecten. Zo zorgt een grote dealwaarde voor grote belangen bij bedrijven om de deal binnen te halen. Natuurlijk zorgt dat voor de gewenste prijsdruk, maar zorgt ook voor neveneffecten. Zo wordt de deal te scherp aangeboden waarbij bedrijven genoodzaakt zijn om te sturen op meerwerk. Dit kunnen ze omdat de klant de aanbesteding te generiek uitvraagt, waardoor veel interpretatieruimte ontstaat. Deze wordt gebruikt door de leverancier. Dit zorgt voor misverstanden en frustratie.

Paul Weghorst schrijft in 2012 op scrum.nl:

Binnen het uitbesteden is een traditie gegroeid van uitgebreide specificaties opstellen, een aanbieding aan de markt vragen in een proces met minimale interactie, de goedkoopste laten winnen en vervolgens een contract opstellen met hoge boeteclausules. Of dit allemaal echt wordt voorgeschreven door de wetgever is nog maar de vraag, maar het is wel de standaard van vandaag. We weten ook dat dit zelden verloopt zoals het bedoeld is: gemiddeld 35% van de specificaties verandert, en het levert software op waarvan 65% niet of nauwelijks wordt gebruikt. Er wordt stevig geëscaleerd, de relatie komt flink onder druk gestaan, maar ondanks 9 jaar ervaring in zakendoen onder aanbestedingen, weet ik dat boetes zelden worden geëffectueerd (de opdrachtgever was zelf nooit van 100% onbesproken gedrag).

Michiel Steltman schrijft in zijn column op rijnstreekbusiness.nl in mei 2014 over Agile:

Die aanpak bleek wel goed te werken. Software bedrijven als Microsoft en Google weten dat ook ontwikkelen al sinds jaren ‘Agile’. Maar zo gaat dat niet bij onze overheid. Die blijft volharden in de illusie van voorspelbaarheid. En roept met de aanbestedingswet in de hand steeds opnieuw dezelfde ellende over zich af. De hoogste tijd dus om het over een andere boeg te gaan gooien. Laten we bij het volgende grote systeem nu eens alleen afspreken om met elkaar een paar duizend uur te gaan klussen aan een probleem. Met als doelstelling ‘we zien wel waar we uitkomen’.

Ik ben voor! Hoe dat moet? Neem een voorbeeld aan deze Agile aanbesteding in het Verenigd Koninkrijk van 40 miljoen Britse Pond.

NB: De ruim 40 developers van LeaseWeb gebruiken de “Agile” methode met veel succes voor de interne software development projecten.

Share